Informativa Privacy inerente al trattamento dei dati personali di coloro che effettuano delle segnalazioni (segnalanti) tramite la piattaforma di Whistleblowing alla luce dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Questo documento è stato redatto ai sensi ai sensi dell’art. 13 del GDPR (di seguito il Regolamento) per informare gli Utenti circa le modalità di trattamento dei loro Dati Personali quando effettuano una segnalazioni tramite la piattaforma di Whistleblowing https://giuseppezanotti.segnalazioni.net/ (di seguito brevemente il “Servizio”).
In caso di dubbi, la Società incoraggia a chiedere maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo, alle finalità e alla base giuridica del trattamento nonché ai Suoi diritti e alle modalità per esercitarli, inviando una comunicazione scritta al Titolare come indicato nel paragrafo 1 oppure scrivendo direttamente al Responsabile della Protezione dei Dati.
Sommario
1. Chi sono il Titolare del trattamento e l'RPD? Come contattarli?
2. Quando si applica la presente informativa?
3. Perché trattiamo i dati personali, su quale base giuridica e quali dati personali raccogliamo?
4. Qual è la natura del conferimento dei dati e quali sono le conseguenze derivanti da un eventuale rifiuto?
5. A chi comunichiamo i Dati Personali ?
6. E per quanto riguarda i trasferimenti internazionali?
7. Come sono trattati i Dati Personali?
8. Per quanto tempo conserviamo i dati personali?
9. Quali sono i diritti dell'utente in relazione al trattamento dei dati personali e in che modo possono essere esercitati?
- Chi sono il Titolare del trattamento e l'RPD? Come contattarli?
Titolare del trattamento è la Giuseppe Zanotti Spa (di seguito il Titolare o la Società) che raccoglie e tratta i dati personali in relazione all'utilizzo della piattaforma di whistleblowing accessibile tramite il sito: https://giuseppezanotti.segnalazioni.net/ Quale Titolare del trattamento, la Società stabilisce le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali.
È possibile contattare la Società tramite posta ordinaria, inviando una lettera alla Società, Via dell’Artigianato 28 – 47030 San Mauro Pascoli (FC) o tramite e-mail all'indirizzo privacy@giuseppezanotti.com
La Società ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati – Data Protection Officer (“RPD/DPO”) che è possibile contattare all'indirizzo dpo@giuseppezanotti.com Per conoscere i propri diritti, consultare la sezione “Diritti dell'interessato” riportata sotto.
- Quando si applica la presente informativa?
La Società, attraverso il proprio Organismo di Vigilanza, raccoglie e tratta i dati personali in relazione all'utilizzo della Piattaforma di whistleblowing aziendale accessibile tramite il sito: https://giuseppezanotti.segnalazioni.net/ La Giuseppe Zanotti può inoltre raccogliere i dati relativi a segnalazioni di fatti o circostanze potenzialmente lesive delle norme sulla responsabilità amministrativa delle imprese e del codice etico (D.Lgs. 231/01) veicolati anche attraverso altri canali di comunicazione quali, a titolo di esempio non esaustivo: posta ordinaria, e-mail, telefono, canali social…).
- Perché trattiamo i dati personali, su quale base giuridica e quali dati personali raccogliamo?
La base giuridica del trattamento è costituita dall’art. 6 paragrafo 1 lett. c) del GDPR e cioè: “Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento” sia per quanto riguarda i dati personali comuni (art. 6 par. 1, lett. c), le altre categorie di dati personali (art. 9, par. 2, lett. b) e per i dati personali giudiziari (art. 10 del GDPR).
Accedendo alla piattaforma è possibile segnalare fatti e circostanze di rilievo in ordini a possibili violazioni rilevanti ai fini delle norme sulla responsabilità amministrativa delle imprese e del codice etico (D.Lgs. 231/01).
Il trattamento dei dati personali forniti è finalizzato alla gestione delle segnalazioni in conformità alle prescrizioni normative di cui alla Legge 179/17 recante: “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.
L’acquisizione e la gestione delle segnalazioni può dare luogo a “trattamenti” di dati personali, anche appartenenti a particolari categorie di dati e relativi a condanne penali e reati, eventualmente contenuti nella segnalazione e in atti e documenti a essa allegati, riferiti a diversi “interessati”, ovvero alle persone fisiche che inoltrano una segnalazione o a quelle indicate come possibili responsabili delle condotte illecite o a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
ATTENZIONE: in caso di collegamento al sito https://giuseppezanotti.segnalazioni.net/ tramite rete intranet o device aziendali, la società potrebbe tracciare i log di accesso e quindi anche l’indirizzo IP del device oltre alla data, l’ora e alla durata del collegamento. Per tale ragione, nel rispetto di quanto stabilito dalle norme che regolano lo strumento di Whistleblowing, al fine di garantire il completo anonimato del segnalante, si raccomanda di accedere alla piattaforma di whistleblowing solo attraverso devices (smartphone, tablet, laptop, pc...) e connessioni (rete o VPN) diversi da quelli aziendali.
Il segnalante potrà rintracciare la propria segnalazione attraverso il codice univoco collegato alla segnalazione che viene assegnato al momento dell’invio della segnalazione. Il segnalante può liberamente comunicare taluni dati personali, in particolare dati comuni (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: nome e cognome, indirizzo e-mail, telefono). Questi dati rendono più completa la segnalazione, tuttavia non sono obbligatori.
- Qual è la natura del conferimento dei dati e quali sono le conseguenze derivanti da un eventuale rifiuto?
Il conferimento dei dati personali è del tutto volontario. L’utilizzo della piattaforma può avvenire anche in modalità anonima, senza cioè l’acquisizione di alcun dato personale identificativo del segnalante.
I dati personali così raccolti potranno essere condivisi, per le finalità di cui alla sezione 3 della presente Informativa, con:
- Soggetti che agiscono tipicamente in qualità di Responsabili Esterni del Trattamento o da soggetti che cooperano con il Titolare per il perseguimento delle finalità di cui sopra, compresi i soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica;
- Soggetti, Enti o Autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;
- Persone autorizzate dal Titolare al trattamento di dati personali è necessario svolgere attività strettamente correlate alle produzioni dei servizi che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano comunque un adeguato obbligo legale di riservatezza.
Non è previsto il trasferimento di dati personali al di fuori della UE. Laddove esso dovesse avvenire, il trasferimento di dati a terzi con sede al di fuori dell'UE sarà effettuato nel rispetto dei requisiti stabiliti dal Regolamento UE 2016/679 (“RGPD”).
- Come sono trattati i Dati Personali?
I dati sono trattai esclusivamente su supporto informatico. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire usi illeciti o non corretti dei dati e accessi non autorizzati. In particolare:
- tutti i dati trattati sono criptati (anagrafiche segnalanti, segnalazioni) con chiavi di crypt differenti per singola tabella;
- i dati del segnalante sono archiviati in una tabella separata rispetto al contenuto della segnalazione dallo stesso formulata;
- alla segnalazione viene attribuito un codice identificativo anonimo. In questo modo per tutto il processo di gestione della segnalazione e anche dopo la sua archiviazione, i dati personali del segnalante saranno accessibili al solo personale appositamente autorizzato, esclusivamente al fine di consentire verifiche sulla segnalazione e nel totale rispetto della normativa vigente in materia.
- Per quanto tempo conserviamo i dati personali?
I dati personali dell'utente saranno conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti. In ogni caso, trattandosi di trattamenti svolti per la gestione delle segnalazioni in conformità alle prescrizioni normative di cui alla legge 179/17 recante: “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, essi saranno conservati per il periodo necessario alla loro definizione e, comunque, per non più di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
L'utente può in qualsiasi momento e gratuitamente (a) ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati che lo riguardano e averne comunicazione; (b) conoscere l'origine dei dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediate strumenti elettronici; (c) chiedere l'aggiornamento, la rettifica o - se ne ha interesse - l'integrazione dei dati; (d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento; (e) opporsi, in tutto o in parte, al trattamento di dati che lo riguardano per finalità di marketing diretto effettuato attraverso modalità automatizzate e/o modalità tradizionali; (f) revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei dati, senza che ciò pregiudichi in alcun modo la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
Lei potrà in qualsiasi momento, secondo le modalità di cui al precedente paragrafo 1, (a) chiedere la limitazione del trattamento dei dati personali nel caso in cui (i) contesti l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a verificare l'esattezza di tali dati personali; (ii) il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; (iii) benché la società non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari a Lei per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (iv) Lei si è opposto al trattamento ai sensi dell'art. 21, paragrafo 1, del Regolamento Privacy in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato; (b) opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali basato sul legittimo interesse; (c) chiedere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo; (d) ottenere la portabilità dei dati personali che lo riguardano; (e) proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati ove ne sussistano i presupposti.
Anche al soggetto segnalato (cioè il presunto autore dell’illecito) non è preclusa in modo assoluto la possibilità di esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
Secondo quanto, infatti, previsto dal comma 3 dell’art. 2-undecies del Codice della Privacy, i diritti in questione possono essere esercitati conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore. L'esercizio dei medesimi diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all'interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato.
In tali casi, i diritti dell'interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all'articolo 160. In tale ipotesi, il Garante informa l'interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell'interessato di proporre ricorso giurisdizionale. Il titolare del trattamento informa l'interessato delle facoltà di cui al presente comma.
In ogni momento Lei può esercitare i diritti di cui sopra inviando una richiesta scritta al Titolare agli indirizzi di cui al paragrafo 1 oppure inviando una mail all’indirizzo dpo@giuseppezanotti.com
- Modifiche e aggiornamenti.
La presente informativa è valida dalla data indicata in calce. La Società potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative del Regolamento Privacy. Qualora tecnicamente possibile, le modifiche saranno notificate in anticipo attraverso uno degli strumenti di contatto dei quali la Società è in possesso oppure pubblicando il testo della nuova informativa aggiornata al link https://giuseppezanotti.segnalazioni.net/privacy.
San Mauro Pascoli 19 dicembre 2022
